Pengelolaan Stok dan Persediaan BUMDes
Pengelolaan Stok dan Persediaan BUMDes
SOP Pengelolaan Stok dan Persediaan BUMDes
Konten di bawah mengikuti format file Word (SOP-13_Pengelolaan-Stok-dan-Persediaan-BUMDes.docx · terakhir diperbarui: 2026-08-28 22:11:12 · 10 tabel ).
Tabel
| No | Kolom 1 |
|---|---|
| 1 | DOKUMEN SOP BUMDes |
SOP Pengelolaan Stok dan Persediaan BUMDes
Prosedur operasional standar pencatatan barang masuk-keluar, stok minimum, stock opname, barang rusak, dan penanganan selisih stok.
Tabel
| No | Kode Dokumen | SOP/BUMDES/13 |
|---|---|---|
| 1 | Klasifikasi | Standar Operasional Prosedur |
| 2 | Status | Template siap pakai |
| 3 | Catatan | Dapat disesuaikan dengan Perdes, keputusan desa, dan struktur organisasi BUMDes setempat. |
Tabel
| No | Unit Penyusun | BUMDes / Pemerintah Desa | Nomor Revisi | ........ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Tanggal Berlaku | ........ | Halaman | Sesuai file |
| 2 | Disahkan oleh | ........ | Dikendalikan oleh | ........ |
| 3 | Distribusi | Pengawas, Pelaksana Operasional, Unit Usaha | Klasifikasi | Internal Terkendali |
A. Informasi Dokumen
B. Tujuan
Menetapkan tata kelola stok dan persediaan secara tertib agar ketersediaan barang terjaga, kehilangan/selisih dapat dikendalikan, dan keputusan pembelian tidak didasarkan pada perkiraan semata.
C. Ruang Lingkup
Berlaku untuk unit usaha BUMDes yang mengelola barang dagang, bahan baku, barang habis pakai, barang titipan, maupun barang sewa yang memerlukan pencatatan stok.
D. Dasar Hukum dan Acuan
Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa beserta perubahan yang berlaku.
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2021 tentang Badan Usaha Milik Desa, yang mengatur pendirian, AD/ART, organisasi dan pegawai, rencana program kerja, kepemilikan, modal, aset dan pinjaman, unit usaha, pengadaan barang/jasa, kerja sama, pertanggungjawaban, pembagian hasil usaha, kerugian, penghentian kegiatan usaha, serta pembinaan dan pengembangan BUM Desa/BUM Desa Bersama.
Peraturan Menteri Desa, PDT, dan Transmigrasi Nomor 3 Tahun 2021 tentang pendaftaran, pendataan dan pemeringkatan, pembinaan dan pengembangan, dan pengadaan barang dan/atau jasa BUM Desa/BUM Desa Bersama.
Peraturan desa, keputusan kepala desa, keputusan penasihat/pengawas, serta kebijakan internal BUMDes yang relevan.
E. Definisi Singkat
Persediaan adalah barang yang disimpan untuk dijual, dipakai dalam operasi, atau disalurkan kepada pelanggan/mitra.
Stok minimum adalah jumlah batas bawah yang memicu pembelian ulang agar tidak terjadi kehabisan barang.
Stock opname adalah pemeriksaan fisik persediaan secara berkala untuk mencocokkan catatan dengan kondisi nyata.
Selisih stok adalah perbedaan antara catatan pembukuan/persediaan dengan hasil hitung fisik.
F. Pihak Terkait dan Tanggung Jawab
| No | Pihak | Tanggung Jawab Utama |
|---|---|---|
| 1 | Pelaksana Operasional | Menetapkan kebijakan stok, batas stok minimum, dan tindak lanjut atas selisih atau barang rusak. |
| 2 | Penanggung Jawab Gudang/Toko | Menerima, menyimpan, mengeluarkan, dan mencatat persediaan dengan tertib. |
| 3 | Admin/Keuangan | Merekap mutasi stok, menyesuaikan nilai persediaan, dan menyiapkan laporan stok. |
| 4 | Unit Penjualan/Operasional | Menggunakan atau menjual barang sesuai bukti transaksi serta melaporkan kebutuhan pengisian ulang. |
| 5 | Pengawas | Menelaah hasil stock opname dan memeriksa penyebab selisih stok bila material. |
G. Prosedur Kerja
| No | No | Tahap | Uraian Kegiatan | PIC | Output | Batas Waktu |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Penerimaan barang | Setiap barang masuk diperiksa jumlah, jenis, kualitas, dan dokumennya sebelum dicatat ke kartu stok/sistem. | PJ Gudang/Toko | Catatan barang masuk | Saat barang diterima |
| 2 | 2 | Penyimpanan | Barang disusun menurut kategori, kode, atau lokasi penyimpanan yang memudahkan pengambilan dan pengendalian. | PJ Gudang/Toko | Barang tersimpan rapi | Saat diterima |
| 3 | 3 | Pencatatan mutasi | Setiap barang masuk dan keluar wajib dicatat segera berdasarkan bukti transaksi yang sah. | PJ Gudang/Toko | Kartu stok / sistem mutasi | Harian |
| 4 | 4 | Pemantauan stok minimum | Penanggung jawab memeriksa item yang mendekati batas minimum untuk diusulkan pembelian ulang. | PJ Gudang/Toko | Daftar reorder | Harian/Mingguan |
| 5 | 5 | Penanganan barang rusak/kedaluwarsa | Barang rusak, hilang, atau kedaluwarsa dipisahkan dan dicatat agar tidak tercampur dengan stok layak jual/pakai. | PJ Gudang/Toko | Daftar barang rusak | Saat ditemukan |
| 6 | 6 | Stock opname | Dilakukan hitung fisik berkala untuk mencocokkan stok nyata dengan catatan administrasi. | Admin & PJ Gudang | Berita acara stock opname | Bulanan / periodik |
| 7 | 7 | Analisis selisih | Setiap selisih ditelusuri penyebabnya: salah catat, kehilangan, kerusakan, retur, atau sebab lain. | Pelaksana/Admin | Berita acara selisih | Maks. 2 hari |
| 8 | 8 | Penyesuaian dan pelaporan | Penyesuaian catatan dilakukan berdasarkan hasil verifikasi dan dilaporkan kepada pimpinan/pengawas. | Admin/Keuangan | Laporan stok | Maks. 2 hari |
H. Checklist Implementasi
| No | No | Butir Pengendalian | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Barang masuk dicatat berdasarkan bukti penerimaan. | □ Sesuai□ Belum | |
| 2 | 2 | Barang keluar dicatat berdasarkan bukti penjualan/pemakaian. | □ Sesuai□ Belum | |
| 3 | 3 | Stok minimum ditetapkan untuk item penting. | □ Sesuai□ Belum | |
| 4 | 4 | Barang rusak/kedaluwarsa dipisahkan dari stok normal. | □ Sesuai□ Belum | |
| 5 | 5 | Stock opname dilakukan secara periodik dan ada berita acaranya. | □ Sesuai□ Belum | |
| 6 | 6 | Selisih stok dianalisis serta ditindaklanjuti. | □ Sesuai□ Belum | |
| 7 | 7 | Laporan persediaan tersedia dan dapat ditelusuri. | □ Sesuai□ Belum |
I. Lampiran Formulir Siap Pakai
Lampiran 1. Kartu Stok / Kartu Persediaan
| No | Kode Barang | Kolom 2 |
|---|---|---|
| 1 | Nama Barang | |
| 2 | Satuan | |
| 3 | Stok Awal | |
| 4 | Batas Minimum | |
| 5 | Tanggal / Mutasi Masuk-Keluar | |
| 6 | Saldo Akhir | |
| 7 | Penanggung Jawab |
Lampiran 2. Form Barang Rusak / Kedaluwarsa / Hilang
| No | Tanggal | Kolom 2 |
|---|---|---|
| 1 | Kode / Nama Barang | |
| 2 | Jumlah | |
| 3 | Jenis Kasus | □ Rusak □ Kedaluwarsa □ Hilang |
| 4 | Penyebab | |
| 5 | Tindakan | |
| 6 | Penanggung Jawab | |
| 7 | Persetujuan |
Lampiran 3. Berita Acara Stock Opname
| No | Periode Pemeriksaan | Kolom 2 |
|---|---|---|
| 1 | Lokasi / Unit | |
| 2 | Nama Pemeriksa | |
| 3 | Hasil Fisik | |
| 4 | Catatan Sistem / Kartu Stok | |
| 5 | Selisih | |
| 6 | Kesimpulan | |
| 7 | Tindak Lanjut |
9. Pengesahan
| No | Disiapkan oleh | Diperiksa oleh | Disahkan oleh |
|---|---|---|---|
| 1 | Nama:Jabatan:Tanggal:Tanda Tangan: | Nama:Jabatan:Tanggal:Tanda Tangan: | Nama:Jabatan:Tanggal:Tanda Tangan: |
